Niezależnie od wielkości firmy, wszyscy jej pracownicy przeszli przez proces rekrutacji. Jedni z polecenia, niektórzy przypadkiem a jeszcze inni przeżyli wymagający proces selekcji, dzięki czemu dziś wszyscy razem świadomie lub nie, tworzą pewną kulturę, zasady funkcjonowania i środowisko, które dobrze, żeby sprzyjało ich rozwojowi a tym samym realizacji celów firmy. Jeśli spojrzeć na rekrutację od końca, jej rola i funkcja w procesie biznesowym nabiera całkowicie nowego znaczenia. Na co zatem zwrócić uwagę, aby mieć wokół siebie właściwych ludzi? Po czym poznać, że kandydat jest tym „właściwym”? I jeszcze koszty – bo efektywna rekrutacja to suma jej kosztu i późniejszego zadowolenia pracownika i firmy.

 

Zainteresować, zatrudnić i utrzymać – tak brzmi misja świadomych rekruterów. Ni mniej nie więcej oznacza to, że rekrutacja dziś oznacza dużo więcej niż tylko wolny post, ogłoszenie, spotkanie i umowę. To proces ciągły, który zaczyna się w dialogu z pracownikami, atmosferą w firmie, potem komunikowanie wartości pracodawcy na zewnątrz, tak by potencjalni kandydaci wiedzieli, dlaczego mają chcieć pracować właśnie w twojej firmie.

Nie jest to, wbrew ogólnie panującemu mitowi, spowodowane „rynkiem pracownika”. Jest to po prostu wynik tego, że kandydaci z kompetencjami, których poszukujemy znają swoją wartość i chcą mieć możliwość wykazania się swoją wiedzą i doświadczeniem w atmosferze docenienia i wzajemnej korzyści. Dlatego też coraz bardziej świadomie wybierają pracodawcę. Tym samym firma, jeśli oczekuje lojalności, poczucia przywiązania i zaangażowania swoich pracowników powinna z rozmysłem planować rekrutację nie przerzucając całej odpowiedzialności na dział HR a angażować menedżerów i kierowników liniowych do tego, aby to oni pełnili rolę strategów w doborze kadry.

 

Tajemnica pierwsza – ucz się na błędach

Zatrudniłeś pracownika, który okazał się inny niż myślałeś? A może byłeś zadowolony z dokonanego wyboru, jednak pracownik odszedł jeszcze przed zakończeniem okresu próbnego? Oba przypadki to nie tylko ogromne rozczarowanie, ale przede wszystkim koszt dla firmy i całego zespołu – znowu zmiana, znowu przestój, znowu ktoś jest podwójnie obciążony itd. Jeśli te przypadki brzmią dla ciebie znajomo, to znaczy, że jeszcze nie osiągnąłeś mistrzostwa w rekrutacji.  Błędy można popełniać, rzecz w tym, żeby popełniać nowe. Dlatego czas zastanowić się, co możesz zrobić lepiej. Specjalnie dla ciebie krótka checklista – sprawdź, o które elementy możesz zadbać następnym razem:

Faza przygotowania:

  • Zdefiniowaliśmy kompetencje, jakich oczekujemy od nowego pracownika
  • Przeanalizowaliśmy, jaki mamy zespół i jaki profil osobowościowy będzie najlepiej pasował do członków zespołu
  • Przygotowaliśmy profil kandydata i stworzyliśmy ogłoszenie w oparciu o ten profil
  • Przygotowaliśmy pytania na rozmowę rekrutacyjną sprawdzające wszystkie oczekiwane umiejętności i postawy
  • W powyższych krokach brał udział bezpośrednio przełożony przyszłego pracownika

Faza selekcji:

  • Przeprowadziliśmy rozmowę zgodnie z planem, dbając o komfort swój i kandydata
  • Przekazaliśmy kandydatowi wszystkie niezbędne informacje dotyczące stanowiska i przyszłych oczekiwań
  • Byliśmy w stałym kontakcie z kandydatami i na bieżąco informowaliśmy o postępach i statusie rekrutacji
  • Uzasadniliśmy swój wybór i raz jeszcze omówiliśmy, czego nawzajem od siebie oczekujemy
  • W przypadku rekrutacji na stanowiska menedżerskie w ostatecznym wyborze daliśmy zespołowi prawo głosu i możliwość poznania kandydatów

Faza wdrożenia:

  • Podpisując umowę przygotowaliśmy plan pracy na pierwsze tygodnie pracy
  • Zadbaliśmy o opiekuna okresu adaptacji, który towarzyszył nowemu pracownikowi we wdrożeniu
  • Ustaliliśmy zasady bieżącej informacji zwrotnej i monitorowania postępu wdrożenia

Powyższą listę można oczywiście uszczegółowić. Powstała ona na bazie moich doświadczeń we wdrażaniu procedur rekrutacji w wielu firmach. Pamiętaj, to tylko inspiracja. Dostosuj te elementy do twojej firmy i kultury w niej panującej. Kluczowe jest, aby proces rekrutacji był spójny i przeprowadzany tak samo przez wszystkich menedżerów – w ten sposób doświadczenia kandydatów będą podobne, czym wzmocnisz wiarygodność firmy.

 

Tajemnica druga – pamiętaj o celach firmy

Rozwinięcie tej tajemnicy będzie krótkie. Firma to cele do osiągnięcia, rozwój i wzrost. Do realizacji tych celów potrzeba wiedzy i określonego postępowania. Nie rekrutujemy więc ludzi, tylko kompetencje i zachowania. Oczywiście te właśnie umiejętności i postawy reprezentują nasi kandydaci, jednak jeśli rozróżnisz podejście „potrzebne nam określone kompetencje” od „szukamy pracowników” zbliżysz się do celów firmy, które powinny być kluczowe, jeśli chcemy skutecznie realizować.

Dlaczego nastawienie na ludzi bywa zwodnicze? Bo kiedy witasz kandydata na rozmowie nieświadomie kierujesz się dominującym zmysłem, czyli wzrokiem. Wówczas uleganie sztuczkom umysłu jest dużo większe – atrakcyjny wygląd, pierwsze wrażenie, efekt aureoli biorą górę i ani się spostrzeżesz masz już wyrobione zdanie o kandydacie. Jeśli natomiast postawisz sobie cel, aby dotrzeć do tego kim twój kandydat jest i czy ma to, czego szukasz dużo łatwiej będzie utrzymać uwagę właśnie na tym kursie.

Jest jeszcze jeden aspekt tej tajemnicy. Niezależnie, na jakie stanowisko rekrutujesz może się zdarzyć, że nadsyłane aplikacje będą dalekie od oczekiwanych. Jednak niewykluczone, że atrakcyjne w kontekście zadań innych działów czy zespołów. Znając cele firmy i poszczególnych departamentów możesz w gąszczu pozornie nieprzydatnych cv wyłowić perełki, które w przyszłości dołączą do ławicy.

 

Tajemnica trzecia – zdefiniuj odpowiedzialność i pozycję

„Dla kogo rekrutujesz?” – spytałam kiedyś pewną moją klientkę, której celem było obniżenie kosztów rekrutacji. W odpowiedzi usłyszałam: „Dla wszystkich”. Pytałam dalej, okazało się, że jako szefowa działu kadr otrzymywała „zamówienia” na nowych pracowników z całej firmy. Nie znając dokładnie specyfiki poszczególnych stanowisk, nie wiedząc z czym dany zespół się mierzył robiła, co w jej mocy, by na czas pozyskać kolejnych pracowników. Po latach doświadczeń mogę stwierdzić, że nie jest to odosobniony przypadek, że rekrutacja jest na barkach jednej osoby lub działu. O opłakane w skutkach rezultaty bardzo łatwo. Jeśli to i twój przypadek to czas na postawienie granicy, zdefiniowanie zakresu, jaki możesz wziąć na siebie, zdradzić współpracownikom Tajemnicę pierwszą wymagać od szefów działów, żeby razem z tobą przeszli przez całą checklistę.

Nie zdziwię się, jeśli właśnie pomyślałeś, że wszyscy są tak zajęci, że nie przekonasz ich do tego pomysłu. Spytam przewrotnie – czy znasz kogoś, kto chciałby, aby wybrać mu partnera życiowego albo towarzyszy podróży? Tak samo jest ze współpracownikami. Możesz oczywiście wziąć całą odpowiedzialność na siebie, nie zmieni to jednak faktu, że narażasz się na niecelny strzał i do tego niezadowolenie współpracowników.

Dlatego rozpisz zadania, które wykonujesz w każdej rekrutacji, zaznacz te, które zależą od ciebie, pozostałe przypisz szefom działów, idź do zarządu i przedstaw korzyści wynikające z takiego podziału: trafniejsza diagnoza potrzeb to lepszy wybór, a co za tym idzie niższy koszt i krótszy czas rekrutacji. A jeśli masz to szczęście, że pracujesz w firmie, w której stawia się na satysfakcję i wspólnie realizowane cele, to lepsza atmosfera i zadowolenie szefa i pracownika będą nie do przecenienia.

 

 

Tajemnica czwarta – oswój się z techniką

Roboty i inne urządzenia automatyczne – to już nie wizja tylko codzienność. I dobrze, bo czas, jaki możemy zaoszczędzić u swoich klientów liczę już nie w minutach a w tygodniach. Anonimizacja danych osobowych, multiposting ogłoszeń, personalizacja odpowiedzi do kandydatów, testy online czy automatyczne raporty, to tylko niektóre z korzyści, jakie można dostarczyć firmie, jeśli tylko otworzy się na nowości i uzna, że to nie kolejna rewolucja technologiczna tylko naturalny postęp. Dziś wygrywa się jakością i elastyczności – to warunkuje gotowość na zmiany, których będzie z pewnością coraz więcej. Korzystanie z takich ułatwień nie jest oznaką braku samodzielności, wręcz odwrotnie – szacunku do własnych kompetencji i czasu, który można przeznaczyć na dużo bardziej przyjemne rzeczy.

Jest też tajemnica piąta – dobór naturalny, którego miarą sukcesu jest umiejętność dostosowania. W ewolucji biologicznej osobniki posiadające korzystne, czy też pożądane przez system, a w tej sytuacji przez firmę cechy i kompetencje mają większe szanse na przeżycie, czyli utrzymanie się w firmie. To oznacza, że nawet jeśli wdrożysz wszystko, o czym było wyżej jest jeszcze odpowiedzialność samych kandydatów, którzy potrafią się czasem świetnie maskować lub prozaicznie sami nie do końca wiedzieć, czego poszukują. Jeśli więc przy całej wiedzy i doświadczeniu zdarzy ci się błąd i zatrudniona osoba nie zagrzeje długo miejsca w firmie, to miej na to zgodę – jesteś w końcu rekruterem a nie wróżką.